こんにちは、ふぉれもりです。
今月は他チーム（元、自分が主力）のお手伝いをメインに仕事をする月ということで、自分の手持ちの業務は少なく、他の人の仕事のサポートやチェックに回るという仕事をしている。
お手伝いに回るということは、日程が厳しかったり、手が足りないということということで次につなげるために「なぜ応援が必要になったか」を考えている中で、仕事のやり方・特に期日に対しての考え方が適切ではないという点で感じたので、少し考えを書いてい見たいと思います。
■仕事の締切とは
締切とは、「その日に完了し、次の部門・担当の人が行動を移せるアウトプットができている状態」という風に僕は考えています。
それに対して、今のチームは「その日に自分の仕事が完了する」という状態を締切にしているという点で遅れが出てしまっています。
仕事で言えば、仕事が終わった後には上司のチェックがあり、上司のチェックが終わってから自部門から仕事が世に出て行くわけなのに、そこを考えていない。
そのせいで、締め切り日に出してやり直しをくらって、次の仕事が遅れて行って回らないという悪いサイクルが出来上がってしまっているということに気付いていなかったので指摘しました。
すると「あなたは仕事が速いからできるのであって、僕たちは普通なんだから無理だ」という意見を返されてしまうという始末。
・・・まぁ、考えは人それぞれなので何とも言えないがそのせいで迷惑が掛かっているという頭がないうちは一生速くはならないぞと感じてしまう。
そこで、どうすれば速くなるのかについて自分の考えを話してみました。
■仕事が速くなるには
考えをまず箇条書きに書いてみます。
・指定された締め切り日より３日早く出す
・まず全体像を出してタイムアタックをする
・マラソンではなく短距離走のつもり
・やらないことを決める
１つずつ説明しますね。
<指定された締め切り日より３日早く出す>
これは、相手のチェックで修正があるということが前提にしています。
１００点を狙わないわけではなく、１００点を狙っても変わることがあるため、もしなかった場合は振り返りや+αの修正日が確保できるので、必要な行為だと思う。
なぜ３日かというと、出してみてもらう（１日）・修正をかける（１日）・余裕（１日）というところです。
<まず全体像を出してタイムアタックをする>
みんながしていた仕事は、１つずつを終わらせるということでした。
そのやり方も間違ってはいない気はしますが、僕は違います。
まずやることを全部書きだします。
これは、調べることや問い合わせすることも含めてで、まず全体像を把握してそもそもの提示された日程が正常なのかを知らないといけない。
それが問題ないなら、仕事を始めるわけでさらに全体が見えている状態なので、仕事を一気に進めることができ、それをタイムアタックという負荷をかけることで少しずつ速くする筋肉をつけるというイメージです。
<マラソンではなく短距離走のつもり>
これは、上記にもつながりますが、みんな締め切りまで１週間あったら「５日目から本気出す」というようにウサギと亀のウサギでも亀でもない中途半端な行動をとってしまっています。
時間を長時間かけると、「めんどくさい」と「時間無くなってきたな」という心理的なストレスが出始めてそのせいで頭が正常に働かなくなります。
それを起こさないためには、短距離走のつもりで一気に終わらせてしまうことが大事。
というか、そのストレスを抱えたまま過ごしていれるというストレス耐性が羨ましいとさえ思います。
（気にしーのネガティブ考えがちなぼくは、なるべくストレスから離れたいのでｗ）
<やらないことを決める>
これは、「全部自分でしたほうがいい」ということをやめるということです。
仕事の中で、誰がやっても同じという業務は必ずあります。
部品を発送してもらう、資料を印刷してもらう、決まったデータの入力を行ってもらうなどの行為ですが、それを全部やると一生時間が足りなくなります。
経験として１回することで内容を把握することは大事かもしれませんが、それ以外で必要のないことはしない。
全部やる人ほど、やってもらったことをチェックするのが面倒というが、作業もしてチェックするよりも作業はしてもらってチェックだけするのほうが時間は短くなるし、さらに作業してもらっている間に違うこともできるし一石何鳥なんだって話になる。
全部やる人を見ると、「時間がたくさんあって羨ましいな」と本気で感じてしまう。
■最終的にどうしたらいいのか
たくさん書きましたが、「じゃあどうしたらいいの？」ということですが簡単です。
締切を守ろう。そのために脳みそを働かせよう。
ということになります。
「？？？」という人が多いと思うのですが、ほとんどの人が守れてないんですよね。
だから、守るために「どうしたらいいんだろう」と考えて日々行動するしかないんですよね。
上に一応僕の考え方は書きましたが、他の人からは合わないという声も聞きますし、冒頭にも書いたが「それはあなただからできるんでしょ」という風に言われてしまうこともあります。
あきらめてできないというほうが簡単ですが、それよりも１つでもできたほうが人生楽しいと思うんですが・・・説得したり、人に動いてもらうことは難しいので、今後はそれについても勉強したいなと思います。
ではでは、ふぉれもりでした。
